日本商業信件被對方拒絕後，就不再回覆會不禮貌嗎?

● 被對方拒絕後就不回覆

近年來，商業禮儀似乎已經急劇變化，而我們卻不自知。
例如讀者讀了這個連載文章後，媒體和相關公司等會向作者發送與文章相關的追加評論或其他文章的請求。

雖然基本上我會接受這樣的提議，但如果時間安排不合適或者我不適合這樣的角色，我會禮貌地謝絕並說明理由。

令人驚訝的是當我拒絕後，後續的溝通往往就此中斷。

以前，我拒絕後對方通常會回覆一句簡短的「明白了，下次如果有需要再麻煩您」，然後就此結束。
然而，最近卻沒有這樣的回覆。現在，似乎已經成為當今商業人士的常識，不再進行”一來一回半”的溝通，
而是直接”一來一回”就結束了（當然，並非所有人都這樣）。

我感到困惑向周圍的人打聽後發現，有很多人有類似的經歷，大家都感到有些不適應。
進一步打聽後發現，問題似乎不在於不回覆最後一次信息的人，而是在年輕員工中，一來一回就結束溝通已經成為常態。
這到底是源於什麼樣的背景呢？

● 數位溝通的變化
過去郵件溝通佔主導地位，商業郵件中的正式問候語和結尾禮儀被視為慣例。
然而，如今聊天和簡短郵件等形式變得更加普及，簡潔直接的溝通變得普遍。
這種變化導致了過去郵件中期待的禮貌用語和禮貌溝通被大幅簡化。

＜遠程工作的影響＞
首先，隨著遠程工作的普及，辦公室內面對面的溝通減少了。
隨之而來的是非正式的溝通風格增加，對商業禮儀的意識也在淡化。
例如在視訊會議中的服裝和背景選擇等，在過去的辦公環境中並不被考慮，
但現在卻成為新的禮儀要求，總體來說，簡化和省略的趨勢日益明顯。

＜節省時間並提高效率的業務執行＞
工作時間管理變得更加嚴格，要求盡可能高效地完成工作。
快速高效地完成工作變得至關重要，因此盡量避免不必要的工作。
這也同樣適用於對方，需要考慮不讓對方浪費不必要的時間。
因此年輕員工認為，在當今的商業環境中，不回覆最後一次信息並不不當，
從時間性能的角度來看，這是合理的行為，對對方來說也是不浪費時間的正確行為。

商業環境和時代的變化導致正確的行為改變以及禮儀的變化在歷史上並不罕見。

例如上司或前輩在搭乘出租車時的座位順序，
昭和和平成時代的新人所學的座位順序和現在被認為正確的座位順序是不同的
現在1號座位是上座，4號座位是末座，但在筆者開始工作的昭和末期，末座是現在3號座位的位置。
據說這是由於汽車的進步，後排中央的座位也變得更容易坐了）。

此外在線上會議中，不是提前5分鐘進入，而是在開始時間進入，對某些公司來說已經成為常態。
然而應該意識到，由於世代和公司的不同，正確的行為也會有很大差異，輕視過去的習慣可能會對與對方建立長期關係造成不利影響。

對於不回覆最後一次信息，重新思考這是否對公司有利，或者這是否真的是成本效益良好的行為可能更為明智
（當然，隨著時間的推移，當今的中高年完全退休時，像過去那樣禮貌的商業郵件溝通可能會被指責為”不謹慎”、”過時”和”不合禮儀”）。

● “一往復半”，長期來看，商業變得更有效率

在名著《影響力的武器》（2023年新版出版，初版於1991年出版，誠信書房）中，
介紹了一種基於人類基本原理的技巧，即”拒絕後的讓步”。
這是由心理學家羅伯特·喬丹尼（Robert Cialdini）提出的一種說服技巧，也被稱為”門外漢技巧”。
簡而言之，這種技巧是指對對方首先提出一個大的要求，然後在被拒絕後轉而提出一個較小的要求，這樣更容易獲得對方的同意。

這種技巧基於一個假設，即對方對於在拒絕後提出的較小要求會視為一種讓步。
一般來說，當別人對自己做出讓步時，人們往往會有一種想要回報的傾向（互惠原則）。
因此，被拒絕後提出的較小要求會被認為是一種讓步，相對地更容易被接受，因此人們往往會傾向於接受。

例如如果一個非營利組織要求志願者全職工作兩周，大多數人可能會拒絕。
然而，如果之後提出只需要參加一天的志願工作，相對於最初的要求，這樣的要求更容易被接受，因此更多的人可能會願意提供幫助。

對於拒絕別人的請求，人們通常會感到一種心理上的負擔。
因此，當下次有較小的要求時（比起最初的要求來說更容易接受的要求），人們更有可能接受。
因此，花30秒的時間投資來發送一封郵件，表達”明白了，下次如果有需要再麻煩您”，從長遠來看，是完全值得的
（儘管這可能意味著我不會再聽到你的消息，但從期望值的角度來看，這是合理的）。